หัวข้อ : The Six Principles of Change Management

(หลักสำคัญ 6 ประการในการบริหารการเปลี่ยนแปลง)

โดย : อ.นพพล นพรัตน์  /  CEO, Acrosswork

change management

หลักสำคัญ 6 ประการในการบริหารการเปลี่ยนแปลง

ตอบ   1. การจับสัญญาณและประเมินผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง

                 ติดตามข่าวสถานการณ์ทางการเมือง เศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยีหรือข่าวสารด้านต่างๆที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กรในทางใดทางหนึ่ง อย่าเพิกเฉยโดยคิดว่าเป็นเรื่องห่างไกลตัว ไม้ขีดไฟก้านเดียวก็สามารถเผาป่าให้วอดวายได้ จงเฝ้าติดตามและประเมินผลกระทบเป็นระยะๆว่ามีผลกระทบอย่างไรต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร โดยต้องไม่ประเมินในแง่บวกหรือลบจนเกินไป

            2. การตั้งเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลง

                 ผู้บริหารการเปลี่ยนแปลง ต้องตั้งเป้าหมายว่าท่ามกลางสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ท่านจะนำพาองค์กรของท่านไปอยู่ที่จุดใด จุดที่จะไปนั้นไม่ว่าจะเป็นในด้านการปรับเปลี่ยนโครงสร้างธุรกิจ โครงสร้างองค์กร การย้ายสถานที่ตั้งสำนักงานใหญ่ หรืออะไรก็ตาม จุดใหม่นั้นดีกว่าจุดที่เป็นอยู่อย่างไร ต้องประเมินให้ชัดเจนเพื่อที่ว่าจะได้สามารถอธิบายให้ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงเห็นภาพตรงกันว่าทำไมต้องเปลี่ยนแปลง มีประโยชน์มากกว่าการอยู่สถานการณ์ปัจจุบันนี้อย่างไร

            3. การวางแผนการเปลี่ยนแปลง

                 วางลำดับขั้นตอนในการบริหารการเปลี่ยนแปลง การรับมือผลกระทบที่เกิดขึ้น ระบุตัวผู้รับผิดชอบในขั้นตอนต่างๆ ตกลงเรื่องกระบวนการทำงาน เครื่องมือ อุปกรณ์ เทคนิค วิธีการ กลยุทธ์ที่จะใช้ และกำหนดระยะเวลาในแต่ละช่วงว่าจะทำอะไรก่อนหลัง มีการติดตามและประเมินผลความสำเร็จอย่างไร 

            4. การสื่อสารการเปลี่ยนแปลง

                 สื่อสารสร้างความเข้าใจให้กับผู้ที่มีส่วนได้เสีย สร้างความชัดเจน ลดอาการคิดไปเองหรือตีความเชิงลบเมื่อคนเกิดความกังวล ความกลัวถึงความไม่แน่นอน การสื่อสารการเปลี่ยนแปลงต้องทำอย่างสม่ำเสมอ ในช่องทางต่างๆที่สามารถเข้าถึงกลุ่มสมาชิกต่างๆได้อย่างรวดเร็ว ชัดเจน ผู้ที่จะสื่อสารการเปลี่ยนแปลงจะต้องคิดล่วงหน้ามาแล้วว่า เมื่อท่านปล่อยสารอะไรออกไป จะมีทั้งคนที่เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย ท่านต้องสามารถชี้แจงอธิบายให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรู้ว่าท่านในฐานะผู้ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงได้มีการคำนึงถึงปัจจัยเหล่านั้นเรียบร้อยแล้ว เตรียมคำตอบมาชี้แจงจนแต่ละฝ่ายคลายความกังวล

            5. การลงมือปฏิบัติและสร้างการมีส่วนร่วม

                 ทุกฝ่ายปฏิบัติตามหน้าที่ ความรับผิดชอบที่ได้ตกลงกันมาแล้วในขั้นตอนการวางแผนการเปลี่ยนแปลง ผู้นำการเปลี่ยนแปลงต้องพร้อมลงไปให้คำปรึกษา รับฟัง และให้กำลังใจในช่วงแรกๆของการเปลี่ยนแปลงอย่างใกล้ชิด โดยสิ่งที่จะสร้างความร่วมมือจากผู้ที่เกี่ยวข้องได้ คือ ต้องอาศัยการรับฟังอย่างเข้าอกเข้าใจ ให้แต่ละฝ่ายมีโอกาสได้พูดคุยกันทั้งแบบทางการและไม่ทางการถึงความคิดความรู้สึกตลอดช่วงการบริหารการเปลี่ยนแปลง การพร้อมสนับสนุน การช่วยเหลือ เน้นการชมเชยมากกว่าตำหนิ

           6. การติดตามและประเมินผลการเปลี่ยนแปลง

                 ผู้บริหารการเปลี่ยนแปลงต้องกำหนด Milestone เป็นระยะๆว่าสถานการณ์ยังคงดำเนินไปตามกำหนดเวลาที่คาดไว้ตอนวางแผนบริหารการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ สภาพจิตใจ กำลังใจของผู้ที่เกี่ยวข้องยังคงเป็นไปตามที่เราคาดไว้หรือไม่ ตรวจสอบว่ากลยุทธ์ที่เลือกใช้ยังคงเหมาะสมอยู่หรือไม่ ต้องพร้อมปรับเปลี่ยนเสมอ โดยทั้งหมดต้องไม่ลืมที่จะสื่อสารการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะโดยเฉพาะในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงปัจจัยบางอย่างที่มีนัยสำคัญ

**  ท่านผู้อ่านสามารถอ่านบทความนี้ เพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/3NAJfZ7

และฝากติดตามเราที่เพจ Facebook  : https://www.facebook.com/acrosswork.co.th