บทนำ
คำถามที่ว่า .. ทำไมฝ่ายจัดซื้อวัน ๆ ดูยุ่งจัง ..ทำไมถามเยอะจุกจิก ชอบ Reject PR บลาๆๆ ก็แค่เปิด PO เทียบราคา แล้วก็เรียกของเข้า เข้าใจ Procurement กันบ้างไหม หลาย ๆ ท่านที่ทำงานจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) ก็คงเจอกับคำถามเหล่านี้อยู่บ่อย ๆ คำว่า ” ก็แค่… เปิด PO นั้น ” กว่าจะได้มาซึ่งรายละเอียดเพื่อการเปิด PO สั่งซื้อ .. พี่น้องชาวจัดซื้อเราต้องทำอะไรบ้าง มาดูกันค่ะ
Part 1 : ก่อนที่จะเปิดสั่งสินค้า
การ Review Specification / Scope งาน ที่ได้จาก User
เรื่องของสินค้า ถ้าเป็นสินค้าใหม่ไม่มีการสั่งซื้อมาก่อนเราก็จะต้องได้สเปคมา แต่ ๆ… สเปคที่ได้มานั้นบางทีเราต้อง Recheck กับ User อีกนะคะว่า .. พวกเขาจำเป็นต้องใช้ขนาดนั้นหรือไม่ เคยเจอเคสนึง User ระบุจะซื้อคอมพิวเตอร์ (ซึ่งเรามาดูเกณฑ์มาตรฐานของแต่ละ Function ของงานได้กำหนดไว้) คือ ถ้าจะมาขอซื้อธรรมดาโลกไม่จำ น้องก็ขอมาสเปคสูงลิบ เรียกว่า สเปคเดียวกับโปรแกรมเมอร์เลย ราคาจะสูงมากและเกินสเปคมาเยอะ เราก็เลยต้องดูและสอบถามเรื่องของรายละเอียดสเปคเหล่านี้เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น สุดท้ายแล้วจัดซื้อก็ต้องต่อรองกับ User เพื่อขอลดสเปคลง และบางทีให้สเปคมาแล้วไม่ครบ พอถามไปก็บอกว่าทำไมถามเยอะ อยากให้เห็นใจกันหน่อยว่าเราต้องรู้รายละเอียดจริง ๆ เพื่อจะคุยกับ Supplier จะได้รู้เรื่องไม่งั้นก็ไม่โปรและเสียเวลาทำงานกันอีกค่ะ ถ้าเป็นการสั่งจ้างนี่ยิ่งปวดหัวเลยค่ะ หากได้รายละเอียดงานมาไม่ครบแล้วหาผู้รับเหมาไปเข้าหน้างานและเกิดเนื้องานงอกออกมาเพิ่มเติม ซึ่งเหล่านี้จะโดนคิดเพิ่มเติมและเราก็ไม่สามารถต่อรองได้อย่างเต็มที่ แถมพี่ ๆ ผู้รับเหมาก็บ่นอีกด้วย สื่อกลางอย่างเราโดนอย่างจัง จะมีใคร เข้าใจ Procurement บ้างนะ ดังนั้นไม่ต้องแปลกใจนะคะ หากพวกเราจะบ่นพวกท่านต่อ อิอิ ใจเขาใจเราอะเนอะ
การจัดหาสินค้า (Sourcing)
พวกเราอยากจะให้ท่านทราบว่า เวลาเราหาสินค้าไม่ใช่หา ๆ แล้วจบนะจ๊ะ เราต้องถามเรื่องสเปค คุณภาพซึ่งก็ต้องส่งทดสอบในสินค้าที่ต้องมีเรื่องของ Technical ต่าง ๆ ต้องเช็คประวัติ Supplier คุยเรื่องเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) หรือระยะเวลาส่งสินค้า ยิ่งถ้าสินค้ามาจากต่างประเทศ ไหนจะต้องเช็คค่าเรือ ค่าภาษีต่าง ๆ สิทธิทางการค้าตามข้อตกลง ซึ่งการติดต่อกับ Supplier ต่างประเทศก็จะมีอุปสรรคเรื่องของ Time Zone เงื่อนไขการรับประกันของสินค้า เหล่านี้เราจะต้องใช้ประกอบในการพิจารณาให้การสั่งสินค้า
เป็นอย่างไรกันบ้างค่ะ .. นี่แค่น้ำจิ้มเองนะ ที่ในแต่ละครั้งเราจะต้องเจอ บางท่านบอกว่าเห้ย.. อันนี้ คือ สำหรับสินค้าใหม่เท่านั้นเถอะ ยังจ้ะ คราวหน้า เรามาดูกันค่ะ ในกรณีที่เราสั่งสินค้าที่สั่งประจำที่เหมือนจะง่ายแต่ไม่ง่ายเลย มันเพราะอะไรกัน..
เริ่ม เข้าใจหัวอก Procurement บ้างแล้วรึยังค่ะท่านผู้อ่าน https://bit.ly/3v33cy8
บทความโดย : อ.กนกทิพย์ รัตนธนาเสฏฐ์ (อ.ป๋วย)
Procurement Specialist
