โจรขโมยเวลา ตอนที่ 2
ในบทความครั้งก่อน เราสามารถช่วยกันจับเจ้าโจรขโมยเวลาของเราไปได้แล้วถึง 3 ราย คือ 1.การตื่นขึ้นมาอย่างไร้จุดหมาย 2. การผัดวันประกันพรุ่ง 3. การรับทุกอย่างเข้ามาในชีวิต ไม่กล้าปฏิเสธ แค่จอมโจรที่เราจับได้ ก็ทำให้เวลาของเรากลับคืนมาจำนวนมากแล้ว
แต่ช้าก่อนครับ เจ้าโจรพวกนี้มันมีพวกอีก 5 ราย ซึ่งมีอิทธิฤทธิ์ไม่ยิ่งหย่อนกว่ากัน เราคงไม่สามารถปราณีปล่อยเจ้าพวกที่เหลือทิ้งไว้ได้โดยไม่ทำอะไร เพราะเจ้าพวกนี้ฉลาด มักแอบซ่อนอยู่ในกิจวัตรประจำวันของเรา แอบแฝงในสิ่งที่เราทำในแต่ละวัน หากเราไม่สังเกตให้ดี เราอาจมองไม่เห็น จนไม่ทันได้ตั้งตัว และเวลาของเราก็ถูกพรากไปอย่างไม่มีวันเรียกคืนกลับมาได้
ถึงเวลาที่เราต้องมาจับเจ้าโจรที่เหลือแล้วครับ เรามาเริ่มที่เจ้าโจรลำดับที่ 4 – 8 กันครับ
4. เสียเวลากับเรื่องไม่สำคัญ
ก่อนที่เราจะมาจับเจ้าโจรตัวนี้ ท่านผู้อ่านต้องเข้าใจที่มาก่อนว่า เรื่องสำคัญ (Important) กับเรื่องไม่สำคัญ (Unimportant) ต่างกันอย่างไร ทำไมบางคนแยกแยะไม่ออกว่าอะไรสำคัญ หรือไม่สำคัญ ทำไมเรื่องที่สำคัญ ควรทำกลับไม่ทำ ไปทำในเรื่องที่ไม่สำคัญหรือสำคัญน้อยกว่า หากเราทุกคนไม่สามารถแบ่งแยกได้อย่างชัดเจนแล้ว ก็มีแนวโน้มที่เราอาจจะจับโจรผิดตัวได้นะครับ
“สิ่งสำคัญ” คือ สิ่งที่มีผลกระทบต่อเป้าหมายของเรา ถ้าเรามีหรือไม่มีมัน ทำหรือไม่ทำมันจะมีผลต่อการไปสู่การบรรลุเป้าหมายของเราอย่างมีนัยสำคัญ นั่นแปลว่า สิ่งไหนสำคัญหรือไม่สำคัญวัดได้จากว่า เรามีเป้าหมายอะไรในขณะนั้น ถ้ามีภารกิจ หรือ มีกิจกรรมหลายอย่างที่เข้ามาพร้อมกัน เราประเมินความสำคัญหรือไม่สำคัญ อะไรสำคัญมากหรือน้อยกว่ากันจาก นัยสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของเรา
ตัวอย่าง เช่น ถ้าเรามีเป้าหมายว่า จะทำรายงานชิ้นนี้ให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมงนับจากนี้ แต่มีกิจกรรมที่เข้ามาพร้อมกัน 3 อย่าง ได้แก่ 1. นั่งทำรายงาน 2. เล่น Facebook ที่เพื่อนกำลัง Comment กันอย่างสนุกสนาน 3. ออกไปซื้อส้มตำหน้าปากซอย แน่นอนครับ ถ้าท่านยังคงมีเป้าหมายว่ารายงานต้องเสร็จภายใน 1 ชั่วโมงนี้ การจดจ่อกับการนั่งทำรายงานจนเสร็จจึงเป็นภารกิจที่มีความสำคัญเป็นลำดับแรก ส่วนกิจกรรมที่เหลือไม่ได้มีความสำคัญเท่ากับกิจกรรมแรก
ฟังดูเหมือนง่ายใช่ไหมครับในการแยกแยะเจ้าโจรตัวนี้เพื่อจัดการกับมัน แต่ในความเป็นจริงสิ่งที่ทำให้เราจับโจรรายนี้ยากมาก คือ ในชีวิตคนเราบางคนก็ไม่รู้ว่าตนเองต้องการอะไร ไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจน หรือ มีเป้าหมายที่มากเกินไป ซึ่งหากเราตกอยู่ในสถานการณ์ เช่นนี้ ก็ยากมากที่เราจะระบุว่าอะไรสำคัญกว่ากัน เช่น หากในขณะที่ท่านกำลังจดจ่อกับการพิมพ์รายงาน แต่คนที่สั่งให้ท่านไปซื้อส้มตำหน้าปากซอย เป็นภรรยาสุดที่รักของท่าน ซึ่งก็น่าจะดุพอสมควร คราวนี้แหละครับ ถึงเวลาวัดใจแล้วว่าท่านผู้อ่านยังคงยึดถือเป้าหมายใดเป็นเป้าหมายสุดสุดในขณะนั้น ซึ่งหากเราไม่สามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเองแล้ว ก็คงไม่มีใครตัดสินใจแทนเราได้
เมื่อคนส่วนมากไม่สามารถแยกแยะได้ว่าอะไรสำคัญ หรือ ไม่สำคัญ สิ่งที่เราจะเผชิญ คือ กว่า 80%ของสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตเราไม่ค่อยมีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของเรามากนัก มีเพียง 20% เท่านั้นที่มีความสำคัญจริงๆ (Pareto Principle) คนส่วนมากจึงรู้สึกเหน็ดเหนื่อย เสียเวลา เสียทรัพยากรไปกับกิจกรรมที่ไม่ก่อประโยชน์ต่อเป้าหมายจริง นั่นทำให้เราไม่มีเวลาหรือทรัพยากรเหลือเพียงพอเพื่อไปทำให้เป้าหมายของเราประสบความสำเร็จ https://bit.ly/3uZOSXc
5. การรอคอย
โจรที่เรียกว่าการรอคอย เป็นโจรที่แอบแฝงในชีวิต เราหลายคนถูกมันขโมยไปทีละน้อยๆ โดยที่คิดว่าไม่มีทางที่จะหลีกเลี่ยงมันได้เลย หรืออาจกล่าวได้ว่าอยู่แบบยอมจำนน
ลองมาดูสิว่าทุกวันนี้เราต้องรออะไรบ้างในแต่ละวัน การรอประชุม รอรถ Taxi รอขึ้นเครื่องบิน รอเพื่อนที่ยังมาไม่ถึงร้าน รอโอกาส รอเจอคนที่ใช่ รอทำธุรกรรมที่ธนาคาร รอติดต่อราชการ รองานจากลูกน้อง รอฝ่ายงานอื่นส่งข้อมูลที่เราขอมาให้ รอลูกค้าเซ็นต์ยืนยันการสั่งซื้อ รอช่างมาล้างแอร์ สารพัดจะรอ
ท่านผู้อ่านเคยนับไหมครับว่าในแต่ละวันเราเสียเวลากับการรอคอยไปมากเพียงใด เวลาที่เราถูกขโมยไปนั้นสูญเสียไปโดยไร้ประโยชน์ ไม่ได้ก่อให้เกิดคุณค่ากับการบรรลุเป้าหมายของเรา เท่ากับทรัพยากรที่เรียกว่า เวลา ถูกขโมยไปอย่างน่าเสียดาย
คนที่ประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการเวลา มีสิ่งหนึ่งที่พวกเขาทำเหมือนกัน คือ เขาจะไม่ปล่อยให้เจ้าโจรที่เรียกว่าการรอคอย ขโมยเวลาของเขาไป พวกเขาจะพยายามแย่งชิงเวลาของการรอคอยนั้นกลับมา เพื่อทำอะไรบางอย่างที่มีความสำคัญต่อเป้าหมายของเขา หรือ เขาจะพยายามหาวิธีการ เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อลดเวลาของการรอคอยนั้นให้น้อยที่สุด เช่น เขาจะไม่เสียเวลามายืนโบกรถ Taxi ถ้าสามารถใช้ Application ในการนัดหมายรถให้มารับเวลาไหนก็ได้
หรือ เขาจะไม่รองานของลูกน้องโดยปล่อยให้ลูกน้องทำจนเสร็จทุกกระบวนการ เพราะหากรอเวลาแบบนั้น แล้วลูกน้องทำมาผิด ไม่ตรงกับที่มอบหมาย ก็จะยิ่งเสียเวลาแก้ไขงาน แต่เขาจะใช้วิธีการแบ่งงานเป็นย่อย ๆ แล้วตรวจสอบเป็นระยะว่างานมีความคืบหน้ามากน้อยแค่ไหน จะได้ช่วยเหลือให้คำแนะนำได้ทัน หรือแม้กระทั่งการไปทำธุรกรรมที่ธนาคาร ทุกวันนี้ก็สามารถทำผ่านมือถือได้เกือบหมดแล้ว แต่หากต้องไปธนาคารจริงๆ ก็จะใช้เวลาที่ต้องนั่งรอคิวในการทบทวนงานบางอย่างที่คั่งค้างไว้ ไม่ปล่อยเวลาให้หลุดลอยไปอย่างไร้ความหมาย ในกรณีการรอคอยอื่นๆก็เช่นเดียวกัน ท่านต้องพยายามลดการรอคอยให้น้อยที่สุด หรือ หากต้องรอคอยจริงๆท่านต้องนำเวลาที่รอคอยเหล่านั้นกลับมาด้วยการทำอะไรบางอย่างที่มีคุณค่ามากกว่าการปล่อยเวลาทิ้งไป
6. การลองผิดลองถูกที่ไร้ความหมาย
เจ้าวายร้ายรายนี้ ดูผิวเผินก็เหมือนเป็นคนดี เป็นคนที่ทุ่มเท พยายาม ไม่ยอมย่อท้อต่ออุปสรรค ไม่ว่าจะเผชิญกับความล้มเหลวก็ไม่ยอมแพ้ ฮึดสู้ใหม่ ซึ่งก็ถือเป็นคุณลักษณะหนึ่งที่มีความสำคัญของการเป็นผู้ที่ประสบความสำเร็จ
แต่เจ้าโจรที่ชื่อว่า การลองผิดลองถูกที่ไร้ความหมาย มีลักษณะที่แตกต่างออกไปจากสิ่งที่กล่าวมาด้านบน เพราะ คำดังกล่าวนี้มีความหมายว่า หลายครั้งที่เราทำอะไรโดยขาดการเตรียมพร้อมที่ดี ไม่หาข้อมูล ไม่ศึกษาดูก่อนว่าสิ่งที่เรากำลังทำอยู่นั้น มีใครที่เคยทำมาแล้ว และเข้าเผชิญสถานการณ์หรืออุปสรรคอะไร รวมถึงเขามีวิธีการในการแก้ไขและจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไร
ซึ่งถ้าเรามีการศึกษารายละเอียดมาพอสมควร จะทำให้เราสามารถตัดขั้นตอน วิธีการบางอย่างที่ได้รับการพิสูจน์มาแล้วว่าใช้ไม่ได้ผล หรือ มีต้นทุนที่สูงออกไปได้จำนวนหนึ่ง ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลา เสียทรัพยากรไปกับการลองผิดลองถูกที่ไร้ความหมายเพราะเราทราบผลของมันอยู่แล้วว่าจะออกมารูปแบบไหน
การที่เราจะเริ่มทำธุรกิจ สิ่งที่สำคัญมาก คือ การวางแผน การศึกษาข้อมูล และดูสิว่าองค์กรอื่นที่อยู่ในธุรกิจแบบเดียวกับเรา เขาทำอะไรมาแล้วบ้าง มีอะไรที่เขาทำได้ดี และมีอะไรที่เขาลองทำมาแล้ว เผชิญปัญหา อุปสรรค ซึ่งถ้าเรามีการวิเคราะห์สิ่งเหล่านี้ได้อย่างละเอียดพอสมควร เราจะได้สามารถจัดสรรทรัพยากรของเราได้อย่างคุ้มค่าและมีประโยชน์สูงสุดนั่นคือรวมถึง เวลาของเราเช่นเดียวกัน
เราไม่จำเป็นต้องเสียเวลาไปทดลองยาเสพติด เพราะหลายคนได้พิสูจน์แล้วว่ามันอันตรายและส่งผลเสียต่อชีวิต เราไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการสื่อสารแบบไม่สร้างสรรค์กับคนอื่นเมื่อต้องขอคววามร่วมมือ เพราะมีคนจำนวนมากรายล้อมรอบตัวเราที่เป็นข้อพิสูจน์ได้อย่างชัดเจนแล้วว่าผลลัพธ์คือ คนอื่นจะไม่ให้ความร่วมมือ และสูญเสียความสัมพันธ์ สู้เอาเวลาไปลองวิธีการใหม่ๆ ซึ่งอาจจะสำเร็จหรือไม่สำเร็จก็ไม่มีใครรู้ แต่อย่างน้อยก็ทำให้เรามีความรู้เพิ่มขึ้นว่าวิธีการที่เราค้นพบ ที่เราทดลองใช้ได้หรือไม่ แบบนี้เรียกว่าเกิดการเรียนรู้และมีโอกาสที่จะเข้าใกล้กับความสำเร็จ
7. การแก้ไขงานซ้ำซาก
โจรรายนี้เป็นผลลัพธ์จากตัวเราที่ไม่สามารถบริหารจัดการภารกิจได้อย่างเหมาะสม อันเป็นผลสืบเนื่องมาจาก 1.ความไม่เอาใจใส่เท่าที่ควร 2. การขาดความรู้ ความชำนาญที่เพียงพอในเรื่องนั้นๆ 3. ความไม่ชัดเจนในเป้าหมายและวัตถุประสงค์ 4. ความผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างกัน
ไม่ว่าจะเกิดจากสาเหตุใดสิ่งที่ตามมาก็คือ จากเวลาที่เราคาดว่าจะใช้เพียงเท่านี้ กลับต้องใช้เวลามากขึ้นเป็น 2-3 เท่า บางครั้งการแก้ไขงานที่ผิดพลาดอาจใช้เวลาเสมือนทำงานชิ้นนั้นใหม่ทั้งชิ้น หรืออาจใช้เวลามากกว่านั้น ลองเปรียบเทียบการสร้างบ้านใหม่ทั้งหลัง กับการที่ผู้รับเหมารายใหม่ต้องมาตามแก้ไขงานที่ผู้รับเหมารายเดิมทิ้งค้างไว้ จากการพูดคุยกับผู้รับเหมาจำนวนมากต่างพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า ทำใหม่ง่ายกว่าตามแก้งาน
ถ้าไม่อยากให้โจรรายนี้ขโมยเวลาของท่านไป สิ่งที่ท่านผู้อ่านต้องจัดการ คือ ทำให้โอกาสเกิดสาเหตุทั้ง 4 ลดน้อยลงมากที่สุด คือ
1.เอาใจใส่ ตรวจสอบการทำงานของตนเองอย่างเอาจริงเอาจัง จดจ่อกับสิ่งที่ทำตรงหน้า ไม่ทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
2. เตรียมความพร้อมเสียแต่เนิ่นๆ พัฒนาความรู้ ความสามารถที่เกี่ยวข้องกับงานที่ได้รับมอบหมายก่อนอยู่เสมอ
3. ตรวจสอบเป้าหมายและวัตถุประสงค์กับผู้ที่เกี่ยวข้องว่าตรงกันหรือไม่ โดยเฉพาะตอนเริ่มต้นการดำเนินการใด ๆ
4. สื่อสารกันเป็นระยะถึงความคืบหน้าของการดำเนินการ พยายามให้เกิดการมีส่วนร่วมในขั้นตอนต่างๆที่จำเป็น เพื่อให้แต่ละฝ่ายทราบถึงทิศทางและกระบวนการดำเนินการที่เราทำอยู่ และที่พวกเขามีส่วนเกี่ยวข้อง นอกเหนือจากช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารแล้ว ยังเป็นการให้เกียรติกันด้วย อันเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดความร่วมมือระหว่างกัน
8. จมกับความเครียด
เจ้าโจรรายสุดท้ายนี้ คือ การจมอยู่กับความเครียด จนไม่ได้เริ่มต้นทำอะไรเลย แน่นอนครับผมเข้าใจว่าความเครียดทำให้สมองเราทำงานหนักกว่าที่ควรเป็น แต่ถ้าเราจมอยู่กับมันมากเกินไปสมองของเราจะถูกใช้ไปอย่างไรคุณค่า เมื่อเรารู้สึกได้ถึงความเครียดที่กำลังก่อตัวขึ้นมาของเราแล้ว พยายามถามตัวเองว่าเราจมอยู่กับมันนานไปหรือยัง เพราะถ้าเราเสียเวลากับมันนานเกินไป พลังใจของเราจะยิ่งถดถอยจนเราไม่กล้าที่จะเริ่มต้นทำอะไร เพราะจะกลัวความผิดพลาด กลัวล้มเหลว
สิ่งที่ผมสามารถบอกท่านได้ คือ ท่านต้องพยายามเตรียมประตู หรือ หน้าต่างเล็กๆไว้สำหรับตัวท่านเองในการหนีออกจากความเครียด ผมเรียกมันว่าทางออกฉุกเฉิน หาให้เจอครับว่าอะไรที่จะช่วยท่านได้ บางคนเมื่อเครียดรู้ได้ทันทีว่าต้องเข้าวัด บางคนกลับบ้านไปหาพ่อแม่ บางคนไปเที่ยว
บางคนมีเพื่อนสนิทที่ช่วยรับฟัง ไม่ว่าอย่างไรก็ควรต้องเตรียมไว้ครับ เพราะเมื่อถึงเวลาจริงๆแล้ว ทางออกฉุกเฉินที่ท่านเตรียมไว้ จะช่วยให้ท่านไม่ต้องจมกับความเครียดนานเกินไป
ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่า เมื่อท่านสามารถจับโจรทั้ง 8 ได้แล้ว ก็อย่าปล่อยให้มันกลัยเข้ามาในชีวิตเราได้อีกนะครับ หมั่นสังเกตและตรวจสอบตนเองอยู่เสมอ แล้วท่านจะกลายเป็นคนทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงได้อย่างไม่ยาก “โจรขโมยเวลา” ตอนที่ 1
