งานเยอะ ไม่ได้แปลว่าได้ผลงานเยอะ
Work Efficiency (เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน)
โดย Acrosswork Team
งานเต็มตาราง ตอบข้อความตลอดวัน และแทบไม่มีเวลาพัก แต่เมื่อถึงเวลาเลิกงาน กลับพบว่างานสำคัญยังไม่เดินหน้า สถานการณ์นี้ชวนให้เรากลับมาทบทวนการจัดลำดับความสำคัญของงาน ว่าเรากำลังใช้เวลาไปกับสิ่งที่สร้างผลลัพธ์ หรือเพียงรับมือกับเรื่องที่เข้ามาตลอดวัน
การทำงานได้มากขึ้นเริ่มจากการเลือกให้ชัดว่า อะไรควรทำก่อน อะไรควรรอ และอะไรอาจไม่จำเป็นต้องทำด้วยวิธีเดิม
ทำไมงานเยอะ จึงไม่ได้แปลว่าได้ผลงานเยอะ?
งานแต่ละชิ้นส่งผลต่อเป้าหมายไม่เท่ากัน บางเรื่องใช้เวลามากแต่มีผลต่อผลลัพธ์เพียงเล็กน้อย ขณะที่บางเรื่องต้องใช้สมาธิและการตัดสินใจ แต่กลับถูกเลื่อนออกไปเพราะมีงานแทรก
หากเราเลือกทำเฉพาะสิ่งที่เข้ามาล่าสุด หรือสิ่งที่ทำเสร็จง่าย งานที่สำคัญต่อทีมและลูกค้าอาจไม่ได้รับเวลาที่เหมาะสม
ลองสังเกตสัญญาณเหล่านี้
- ทำงานหลายเรื่องพร้อมกัน แต่ยังไม่มีชิ้นไหนเสร็จ
- เริ่มวันโดยไม่รู้ว่างานใดสำคัญที่สุด
- เปลี่ยนไปทำงานใหม่ทันทีที่มีข้อความเข้ามา
- ใช้เวลามากกับรายละเอียดที่ไม่กระทบเป้าหมาย
- ต้องเร่งงานสำคัญในช่วงท้ายเป็นประจำ
5 ขั้นตอนจัดลำดับความสำคัญของงาน
1. รวบรวมงานให้เห็นภาพเดียวกัน
จดงานที่ต้องรับผิดชอบไว้ในรายการเดียว พร้อมระบุกำหนดส่ง ผู้เกี่ยวข้อง และสิ่งที่ต้องส่งมอบ เพื่อให้เห็นภาระงานจริงก่อนตัดสินใจ
หากงานมีขนาดใหญ่ ควรแบ่งเป็นขั้นตอนที่ลงมือทำได้ เช่น เปลี่ยนจาก “ทำข้อเสนอลูกค้า” เป็น “สรุปโจทย์ วางโครง ตรวจราคา และจัดทำเอกสาร”
2. พิจารณาความสำคัญควบคู่กับความเร่งด่วน
ถามตัวเองว่างานนั้นส่งผลต่อเป้าหมายอย่างไร หากล่าช้าจะเกิดอะไร และมีใครต้องรอผลงานของเราเพื่อนำไปทำต่อหรือไม่
งานที่ยังไม่ใกล้กำหนดส่งอาจต้องเริ่มก่อน หากต้องใช้เวลาเตรียมข้อมูลหรือประสานงานหลายฝ่าย ส่วนงานที่ถูกเร่งเข้ามา ควรตรวจสอบกำหนดส่งและผลกระทบให้ชัดเจน
3. เลือกงานหลักของวันให้เหมาะกับเวลาที่มี
กำหนดว่าวันนี้ต้องทำให้งานใดเดินหน้าถึงจุดไหน โดยพิจารณาเวลาประชุม งานประจำ และข้อจำกัดที่มีอยู่จริง
เป้าหมายควรชัดพอที่จะตรวจสอบได้ เช่น “ทำร่างข้อเสนอให้ครบเพื่อส่งตรวจ” แทนคำกว้าง ๆ ว่า “ทำข้อเสนอให้ได้มากที่สุด”
4. กันเวลาให้กับงานที่ต้องใช้สมาธิ
เลือกช่วงเวลาที่เหมาะกับลักษณะงาน แล้วลดสิ่งรบกวนเท่าที่หน้าที่เอื้ออำนวย เช่น ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นชั่วคราว หรือกำหนดช่วงตรวจข้อความ
สำหรับงานที่ต้องพร้อมตอบลูกค้าหรือทีมตลอดเวลา อาจแบ่งช่วงโฟกัสให้สั้นลง และตกลงช่องทางติดต่อกรณีเร่งด่วนร่วมกัน
5. ทบทวนลำดับเมื่อสถานการณ์เปลี่ยน
เมื่องานใหม่เข้ามา ให้ประเมินร่วมกับรายการเดิม หากต้องเร่งงานหนึ่งขึ้นมา ควรระบุด้วยว่างานใดต้องเลื่อน ปรับขอบเขต หรือขอคนช่วย
หากกำหนดส่งชนกัน ควรแจ้งหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้องพร้อมข้อมูล เพื่อร่วมกันตัดสินใจ แทนการรับทุกงานไว้โดยไม่มีแผนรองรับ
ตัวอย่างการเลือกงานก่อนลงมือ
สมมติว่าวันนี้มีทั้งข้อเสนอลูกค้าที่ต้องส่งพรุ่งนี้ รายงานประจำสัปดาห์ที่ส่งได้ในอีกสามวัน และงานปรับรูปแบบเอกสารภายในที่ยังไม่มีกำหนดใช้
ข้อเสนอลูกค้าอาจควรได้เวลาเป็นลำดับแรก โดยเฉพาะหากต้องรอคนตรวจ ส่วนรายงานควรกำหนดช่วงทำไว้ล่วงหน้า ขณะที่การปรับรูปแบบเอกสารอาจจัดไว้ภายหลัง
อย่างไรก็ตาม ลำดับควรปรับตามผลกระทบจริง เช่น หากรายงานมีข้อมูลที่ทีมต้องใช้ตัดสินใจวันนี้ ก็ควรตกลงส่งส่วนสำคัญให้ก่อน
หัวหน้างานช่วยทีมจัดลำดับความสำคัญได้อย่างไร?
หัวหน้างานควรสื่อสารว่าเป้าหมายใดสำคัญในช่วงนั้น และช่วยตัดสินใจเมื่อมีหลายฝ่ายต้องการงานพร้อมกัน
การมองเห็นภาระงานร่วมกันช่วยให้พูดคุยเรื่องกำหนดส่ง การกระจายงาน และขั้นตอนที่ติดขัดได้ชัดขึ้น รวมถึงช่วยแยกว่าปัญหาเกิดจากวิธีจัดการงาน หรือปริมาณงานที่เกินกำลังของทีม https://shorturl.asia/bmbwkc
พัฒนาการจัดการงานกับหลักสูตร Work Efficiency
การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นจุดเริ่มต้นของการใช้เวลาอย่างมีเป้าหมาย ควบคู่กับการวางแผน ลดความซ้ำซ้อน และรักษาโฟกัสกับสิ่งที่ส่งผลต่อผลงาน
หลักสูตร Work Efficiency โดย อ.นพพล นพรัตน์ จาก Acrosswork ชวนพัฒนาทักษะการจัดการงาน บริหารเวลา และโฟกัสสิ่งสำคัญ เพื่อนำไปปรับใช้กับบริบทการทำงานจริง
สอบถามรายละเอียดการจัดอบรมภายในองค์กร
โทร: 086-333-8226 (คุณโบว์)
Line: Acrosswork
อีเมล: Contact@acrosswork.co.th
เว็บไซต์: https://www.acrosswork.co.th
