Reporta คำถามเพื่อความสำเร็จ ในการบริหาร มีหลักการที่ว่าการไม่รู้ไม่ได้แปลว่าคุณโง่ แต่การไม่รู้แล้วยังไม่ถามแบบนี้สิ เขาเรียกโง่จริง ผมมักแปลกใจอยู่เสมอเวลาที่คนจะอายเมื่อตัวเองไม่รู้ในบางเรื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่เป็นผู้บริหาร ผู้นำ อย่ากลัวที่จะบอกว่าคุณไม่รู้ เพราะถ้าคุณไม่กล้าบอก ไม่กล้าถามลูกทีม คุณอาจจะต้องรับผลกรรรมของการตัดสินใจครั้งสำคัญที่นำความผิดพลาดอย่างใหญ่หลวงมาให้ ถ้าคุณเก่งทุกอย่าง รู้ทุกอย่าง คุณก็ไม่จำเป็นต้องมีทีมคอยสนับสนุน แต่เชื่อผมเถอะครับคนที่แสร้งว่ารู้ทุกอย่างมักไม่รู้อะไรจริงสักอย่าง คุณไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามเพื่อรู้ทุกเรื่องบนโลกใบนี้ คุณเพียงแค่ต้องรู้บางเรื่องที่สำคัญกับตัวคุณกับองค์กรของคุณเพื่อช่วยป้องกันความผิดพลาด และเพื่อช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงตามที่คุณคาดหวัง ถ้าคุณไม่รู้สิ่งเหล่านี้ ทางที่ดีและง่ายที่สุดที่จะทำให้คุณรู้ คือ การถาม นั่นเอง

ผมพบว่าสาเหตุหลัก 3 ประการที่ทำให้คนไม่กล้าเอ่ยปากถามเวลาที่ไม่รู้ คือ

กลัวถามแล้วจะดูว่าโง่ เรื่องแค่นี้ก็ไม่รู้ กลัวคนสบประมาท ก็เลยเลือกที่จะไม่ถาม โดยลืมไปว่าเมื่อไม่ถามก็เลยกลายเป็นคนโง่จริงอย่างที่ตัวเองกลัว
เคยถามไปแล้ว ก็ไม่ได้คำตอบ รู้สึกว่าเสียเวลาถามเปล่า ๆ ทั้งที่ถ้าเขาลองถามอีกครั้งอาจได้คำตอบก็ได้ ครั้งก่อนคนที่เราถามเขาอาจไม่สะดวกตอบตอนนั้น แต่เราก็ล้มเลิกความตั้งใจไปก่อน
คิดว่ามั่วหรือเดาเอาเองง่ายกว่า ซึ่งเป็นความคิดที่เสี่ยงมากทีเดียว เพราะคุณกำลังทำอะไรก็ตามบนความไม่แน่นอน บนฐานข้อมูลที่ไม่เพียงพอ โอกาสผิดพลาดย่อมมากขึ้น

เวลาที่ผมต้องพูดคุยกับทีมงานหรือผู้บริหารในบริษัทต่าง ๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ของบริษัท เรื่องนโยบายการบริหาร กลยุทธ์การพัฒนาองค์กรหรือขั้นตอนการทำงานที่กำลังจะมีการปรับเปลี่ยน โดยเฉพาะเมื่อไหร่ก็ตามที่ต้องตัดสินใจครั้งสำคัญหลังจากที่ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการได้นำเสนอ Presentation มาให้ฟัง ผมจะมีชุดคำถามของผมเองที่ใช้อยู่ประจำ 7 คำถาม ผมเรียกมันว่า REPORTA เอาไว้ใช้ตรวจสอบว่าแผนงานหรือโครงการดังกล่าวยังขาดตกบกพร่องประเด็นใดอยู่หรือไม่ ผู้ที่รับผิดชอบโครงการได้คิดอย่างรอบคอบครบถ้วนกระบวนความหรือยังก่อนที่ออกนโยบายหรือมาตราการอะไรออกมาบังคับใช้ ถ้าพบว่าผู้ที่รับผิดชอบสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน ก็อาจพอไว้วางใจว่าคนที่คิดวางแผนได้ทำการวิเคราะห์อย่างรอบด้านในระดับหนึ่ง เพราะฉะนั้นผมอยากให้ผู้บริหารทุกท่านลองพิจารณานำชุดคำถามดังกล่าวนี้ไปใช้ถามลูกทีมของท่านเวลาที่รับฟังการนำเสนอ และอยากให้ท่านนำคำถามเหล่านี้ไปใช้ถามตนเองอยู่เสมอเช่นเดียวกันเวลาที่คิดจะเปลี่ยนแปลงอะไรในองค์กรของท่าน

ชุดคำถาม Reporta คำถามเพื่อความสำเร็จ ประกอบด้วย

1.เหตุผลสำคัญที่สุดที่เลือกแนวทางนี้ คือ อะไร (Reason)

ผู้บริหารใช้คำถามนี้เพื่อดูว่าผู้ที่รับผิดชอบโครงการใช้ปัจจัยใดเป็นเกณฑ์ตัดสินใจเลือกแนวทางดังกล่าว ทั้งที่มีแนวทางอื่นอีกหลายแนวทางให้เลือก คำตอบที่ได้รับจะสะท้อนให้เห็นถึงมุมมองความคิด ความเชื่อ หลักการ ทฤษฎี และค่านิยมของผู้ที่รับผิดชอบว่าสามารถผลิตนโยบายที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรหรือไม่ เช่น การตัดสินใจครั้งนี้คำนึงถึงต้นทุนการดำเนินงานที่ต่ำที่สุด เพราะได้วิเคราะห์แล้วว่าแนวทางอื่นก็ให้ผลลัพธ์ไม่แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ หรือ เราเลือกวิธีการประชาสัมพันธ์ผ่าน Social Media เพราะต้องการให้ข่าวสารแพร่กระจายไปได้รวดเร็วและทั่วถึงมากที่สุดเพราะใกล้จะเริ่มงานแสดงสินค้าเข้าไปทุกทีแล้ว ผมเลือกคุณสมชายเป็นคนดูแลงานนี้เพราะงานนี้จำเป็นต้องอาศัยคนที่มีประสบการณ์โดยตรงและมีความละเอียดรอบคอบสูงเพราะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายระหว่างประเทศ

2. ทำแบบนี้แล้วคิดว่าจะมีผลกระทบอย่างไรบ้าง (Effect)

คำถามนี้ใช้เพื่อตรวจสอบว่าผู้รับผิดชอบโครงการได้ทำการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการเลือกแนวทางดังกล่าวครบถ้วนหรือยัง มีการคำนวณหรือคาดการณ์ถึงผู้ที่ได้รับผลกระทบ หรือผู้มีส่วนได้เสีย (Stakeholder) จากนโยบายหรือแนวทางดังกล่าวมากน้อยเพียงใด ผลกระทบที่ผู้บริหารต้องการรับรู้ ต้องเป็นผลกระทบทั้งด้านบวกและด้านลบ ถ้าผู้บริหารได้รับข้อมูลด้านผลกระทบไม่ครบถ้วนจะทำให้การประเมินความคุ้มค่าของแนวนโยบายดังกล่าวผิดเพี้ยนไป พึงระลึกไว้เสมอว่าทุกอย่างบนโลกใบนี้มีอย่างน้อย 2 ด้านเสมอ เช่น การเปิด AEC ก็เป็นโอกาสให้สินค้าและนักลงทุนไทยสามารถขยายตลาดไปสู่ประเทศต่างในอาเซียนได้มากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็จะมีคู่แข่งจากต่างประเทศเข้ามาแข่งขันกับสินค้าในประเทศเรามากขึ้น การเคลื่อนย้ายแรงงานก็จะสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยนักเศรษฐศาสตร์เชื่อกันว่าการเปิด AEC จะช่วยให้ปริมาณการค้าขายและลงทุนระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นกว่าปัจจุบันที่มีข้อจำกัดเยอะแยะมากมาย เศรษฐกิจโดยรวมของอาเซียนจะเจริญเติบโตขึ้น ซึ่งพวกเราก็ต้องดูกันต่อไปว่าผลกระทบที่เกิดขึ้นจริงจะเป็นไปตามที่มีการทำนายกันหรือไม่ และสุดท้ายประเทศไทยและผู้ประกอบการไทยจะเป็นอย่างไร

3. ถ้าเลือกแนวทางนี้แล้ว ต้องทำอะไรก่อนหลัง (Priority)

ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ลำดับขั้นตอนการดำเนินงาน รายละเอียดของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ว่า ขั้นตอนการดำเนินงานดังกล่าวสอดคล้องและสามารถสร้างให้เกิดผลลัพธ์ตามที่คาดหวังได้หรือไม่ เพราะบ่อยครั้งเวลาที่เราฟังโครงการหรือการนำเสนอใดๆ เมื่อพูดถึงหลักการและนโยบาย ฟังดูผิวเผินก็จะเห็นว่าเป็นสิ่งสวยงามทั้งนั้น แต่เมื่อลงไปดูรายละเอียด ขั้นตอนการดำเนินงานกลับพบว่าหลายครั้งสิ่งที่ปรากฎไปคนละทิศละทางกับหลักการที่กล่าวไว้ตอนต้น ฟังดูก็วิเคราะห์ได้ทันทีเลยว่าขั้นตอนการดำเนินงานดังกล่าวไม่สามารถเป็นไปได้จริงในทางปฏิบัติ เพราะผู้ดำเนินงานยังไม่สามารถแยกแยะได้ว่างานหรือขั้นตอนอะไรที่มีความสำคัญ อะไรควรทำก่อนทำหลัง อะไรไม่ควรทำ ฉะนั้นอาจกล่าวโดยสรุปได้ว่า การตั้งคำถามนี้ช่วยให้ผู้บริหารเห็นเส้นทางการดำเนินงานเพื่อไปสู่ความสำเร็จได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

4. ทำไมถึงไม่เลือกแนวทางอื่นเพราะอะไร (Opportunity cost)

คำถามนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจทานว่าผู้ที่รับผิดชอบได้พิจารณาผลกระทบจากแนวทางอื่นครบถ้วน รอบคอบแล้วหรือยัง เพราะหลายครั้งที่ผมมักเจอว่าผู้รับผิดชอบโครงการมักใช้วิธีการ “ด่วนสรุป” คือ มักเลือกใช้วิธีการเดิมที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีต โดยไม่ยอมพิจารณาแนวทางอื่นประกอบด้วย และเป็นที่น่าสังเกตว่าผู้รับผิดชอบโครงการที่ผมมีโอกาสเจอมากกว่า 50% ไม่เคยวิเคราะห์แนวทางอื่นมาให้ผู้บริหารประกอบการตัดสินใจเลย มุ่งแต่จะวิเคราะห์หาข้อดี ข้อเสียของแนวทางที่ตนเองด่วนสรุปเลือกมาแล้ว การไม่วิเคราะห์ต้นทุนค่าเสียโอกาสที่เกิดขึ้นจากแนวทางที่เราเลือก ทำให้เราไม่รู้ว่าแนวทางที่ถูกหยิบยกขึ้นมาเป็นแนวทางที่ดีที่สุดหรือไม่ ซึ่งจริงแล้วอาจมีทางเลือกอื่นที่น่าสนใจกว่าทางเลือกที่เสนอมาก็เป็นไปได้ ถ้าผู้ที่รับผิดชอบโครงการมีการวิเคราะห์ข้อมูลพวกนี้ประกอบมาด้วยเวลานำเสนอจะช่วยให้ผู้บริหารเกิดความมั่นใจว่าแนวทางที่นำเสนอผ่านการวิเคราะห์เปรียบเทียบกับแนวทางอื่นมาแล้ว และผลพบว่าแนวทางอื่นไม่สามารถให้ผลลัพธ์ได้ตรงตามความต้องการเท่าที่เสนอมา

5. ถ้าผลที่เกิดขึ้นไม่เป็นอย่างที่คาด จะรับมืออย่างไร (Risk)

ความไม่แน่นอน คือ ความแน่นอน นี่คือคำกล่าวที่อธิบายได้อย่างชัดเจนถึงสัจธรรมของสิ่งที่เกิดขึ้น นโยบายที่ถูกคิดวิเคราะห์ พิจารณามาอย่างดีแล้ว แต่ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอาจไม่เป็นไปตามที่คาดคิดไว้ตอนต้นก็เป็นได้ เพราะมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องเยอะแยะมากมาย ทั้งจากปัจจัยภายในองค์กร เช่น เกิดการทุจริต มีการลาออกของผู้บริหารกระทันหัน สหภาพมีข้อเรียกร้องให้ปรับเงินเดือนพนักงาน หรือ อาจเกิดจากการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยภายนอกองค์กร เช่น เกิดการประกาศลดค่าเงินบาท เกิดการระเบิดของบ่อน้ำมันในตะวันออกกลาง และอีกมากมายที่เราไม่สามารถควบคุมได้ ทำให้ผลลัพธ์ที่คาดไว้ไม่อาจเกิดขึ้นจริง เพราะฉะนั้นเพื่อเป็นการป้องกันผลกระทบที่เกิดขึ้นจากความเสี่ยงดังกล่าว ผู้บริหารจึงต้องถามมาตราการรับมือกับความเสี่ยงสำคัญๆที่ถ้าเกิดขึ้นแล้วจะมีผลกระทบต่อการดำเนินงาน เช่น ถ้าเราต้องนำเข้าสินค้าเครื่องจักรจากต่างประเทศเข้ามาในช่วงนี้ ในขณะที่สถานการณ์การเมืองระหว่างประเทศของมหาอำนาจยังไม่ค่อยดีสักเท่าไหร่ ค่าเงิน อัตราแลกเปลี่ยนยังผันผวน จะมีวิธีรับมือกับความเสี่ยงอย่างไร ถ้าการเจรจากับสหภาพยังไม่สามารถบรรลุข้อตกลงได้ จะมีวิธีรับมือกับคำสั่งซื้อของลูกค้าที่ยังค้างอยู่อย่างไร แผนงานที่ดีต้องมีแผนรองรับความเสี่ยง เป็นแผนที่ 2 แผนที่ 3 ไว้ตั้งแต่เริ่มต้น เวลาเกิดปัญหาจะได้ไม่ตระหนกตกใจจนทำอะไรไม่ถูก

6. อยากได้รับการติดตามสนับสนุนอย่างไร (Track)

ผู้บริหารใช้คำถามนี้เพื่อแสดงให้ผู้รับผิดชอบเห็นว่า ผู้บริหารเองก็เอาใจใส่และยินดีสนับสนุนให้แนวทางหรือนโยบายที่เสนอมาประสบความสำเร็จทั้งในเรื่อง กำลังคน งบประมาณ เครื่องมือ อุปกรณ์ การให้กำลังใจและการอำนวยความสะดวกในการทำงาน นอกจากการสนับสนุนที่จะให้ตามการร้องขอแล้วยังเป็นการลดข้ออ้างว่าผู้บริหารไม่ให้การสนับสนุนที่เพียงพอเมื่อถึงขั้นตอนการนำแนวทางดังกล่าวไปปฏิบัติ คำถามดังกล่าวยังมีนัยสำคัญว่า ผู้บริหารจะคอยติดตาม ดูแลความก้าวหน้าในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้มั่นใจได้ว่าแนวนโยบายได้รับการปฏิบัติอย่างเอาจริงเอาจังตลอดการดำเนินงาน เพื่อให้ผลลัพธ์ปรากฎตามที่มีการนำเสนอกันมาก่อนหน้านี้

7. มีแนวทางอื่นที่ดีกว่านี้ไหม (Alternative)

ผมใช้คำถามนี้ตบท้ายการพิจารณาทุกครั้ง เพราะอยากดูว่าผู้ที่รับผิดชอบยังคงแสดงออกถึงความมั่นใจมากน้อยเพียงใดว่าแนวทางที่พูดมาทั้งหมดเป็นแนวทางที่ดีที่สุดแล้วจริงๆ ถ้าคำตอบที่ได้รับมายังคงแสดงออกถึงความเชื่อมั่น ไม่เสียศูนย์ สูญเสียความมั่นใจหลังจากถูกซักถามมาตั้งมากมาย ทุกคำตอบยังสามารถคลายข้อสงสัย จนทำให้ผมรู้สึกไว้วางใจได้ว่าผู้ที่รับผิดชอบได้พิจารณาอย่างเต็มที่สุดความสามารถแล้ว ผู้ที่เกี่ยวข้องอื่นๆก็จะเกิดความเชื่อมั่นตามไปด้วยว่าโครงการดังกล่าวจะประสบความสำเร็จ และเมื่อผู้ที่เกี่ยวข้องเกิดความเชื่อมั่น ความร่วมมือก็จะเกิดขึ้นตามมา

เมื่อคุณเริ่มต้นบางอย่างจากการตั้งคำถามแบบ REPORTA คุณจะเริ่มตระหนักว่าแนวทางที่คุณเลือกเป็นแนวทางที่ดีที่สุดเท่าที่คุณสามารถเลือกได้หรือยัง ถ้าคุณสามารถหาคำตอบให้กับคำถามเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน ผมก็กล้าบอกคุณได้ว่าแนวทางที่คุณกำลังจะทำมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จมากขึ้น แต่ถ้าคุณเองก็ยังไม่สามารถหาคำตอบได้ชัดเจนในแต่ละข้อ ผมขอเสนอให้คุณลองกลับไปทบทวนแนวทางดังกล่าวอีกครั้งว่าแนวทางดังกล่าวนี้เป็นแนวทางที่ดีที่สุดที่คุณสามารถคิดค้นได้หรือไม่ หากคุณตอบว่ายังไม่ใช่แนวทางที่ดีที่สุด คุณลองกลับไปพิจารณาการเลือกแนวทางอื่นๆอีกสักครั้ง

REPORTA เป็นเพียงชุดคำถามที่คุณสามารถใช้เป็นหลักในการตรวจสอบความคิด แนวทาง หรือ ไอเดียในการแก้ไขปัญหาต่างๆของคุณได้ คุณลองปรับประยุกต์ให้เหมาะสมเพื่อจะได้นำไปใช้ตามสถานการณ์และเรื่องราวที่เกิดขึ้น ลองปรับเปลี่ยนคำพูดให้เหมาะสมกับเรื่องนั้น ผมว่าเรื่องนี้คงไม่ยากเกินไปสำหรับคุณ ที่สำคัญขอเน้นย้ำเลยนะครับ คุณสามารถตั้งคำถามได้นอกเหนือจากที่ระบุใน REPORTA ลองคิดสร้างสรรค์ดูครับ อย่าเอาโมเดลมาเป็นกรอบจำกัดความคิดสร้างสรรค์ของคุณ

ขอฝากไว้นิดนึงนะครับ เวลาที่เราใช้คำถามเหล่านี้ไปถามใคร ช่วยแสดงท่าทีของการถามแบบอยากรู้ อยากคลายความสงสัย อยากได้ความกระจ่าง อยากพัฒนาตนเอง อย่าทำท่าทีไม่น่ารัก ของแบบนี้มันดูกันออกครับว่าถามเพราะอยากรู้ หรือถามเพราะอยากลองเชิง ความรู้สึกมันต่างกัน ผลลัพธ์มันก็ต่างกัน ถามดี ๆ คนเขาก็อยากตอบ ถามด้วยท่าทีไม่ดี คนเขาก็ไม่อยากเสวนาด้วย นอกจากไม่ได้คำตอบแล้วยังเสียมิตรภาพกันอีกแบบนี้เรียกว่าเสียสองเด้ง

ข้อมูลเพิ่มเติม : 10 คำถามชี้เป้าพาเราไปสู่ความสำเร็จ https://www.istrong.co/single-post/10-questions-to-ask-for-setting-new-years-resolution
Cr. www.istrong.co