วิถีชีวิตแบบ Work From Home อาจทำให้การทำงานเป็นทีมมีความท้าทายมากยิ่งขึ้น คนที่ทำงานแบบมีประสิทธิภาพในออฟฟิศอาจจะทำงานได้น้อยลงเมื่อต้องหอบงานมาทำที่บ้าน และการสื่อสารภายในทีมจึงต้องมีการปรับวิธีสื่อสารไปเป็นรูปแบบอื่น ทั้งนี้ต้องอาศัยช่องการของ Application ออนไลน์ต่าง ๆ เช่น ZOOM , MS TEAM เป็นต้น
กลยุทธ์การสื่อสารภายในทีมช่วง Work form home
1. ใช้ 10 นาทีเริ่มต้นวันทำงาน
– ใช้เวลา 10 นาทีก่อนเริ่มงานขอให้ทุกคนเข้าประชุมผ่าน ZOOM หรือ MS Team โดยขอให้ทุกคนเปิดกล้องทักทายเพื่อนร่วมงาน และหัวหน้าทีมจะทำการสื่อสารเป้าหมายการทำงานของวันนี้ แจ้งข่าวสาร และที่สำคัญ คือ สอบถามความเป็นไปและรับฟังสมาชิกทีมว่าวันนี้แต่ละคนมีเป้าหมายอะไรในการทำงาน เพื่อเป็นการกระตุ้นให้เกิดความรับผิดชอบ และแต่ละคนจะได้รู้ว่าเพื่อนร่วมงานทำอะไรอยู่
2. ตกลงกติกาในการสื่อสารร่วมกัน
– พูดคุย ตกลงถึงการปฏิบัติตนเมื่อต้องการติดต่อสื่อสารกันในช่วง Work from home เช่น
* ถ้าเป็นการสอบถามทั่วไป ต้องการคำตอบสั้นๆ หรือ พูดคุยกันทั่วไปใช้ LINE
* ถ้าเป็นการส่งข้อมูล เอกสาร PDF ให้ใช้ Email
* ถ้าต้องการให้มีส่วนร่วม ความคิดเห็น ข้อสรุปที่มีนัยสำคัญให้เปิดกล้องพูดคุยกันผ่าน Zoom หรือ MS Team
* ถ้ามีเรื่องด่วนให้ใช้การโทรศัพท์ / Call Line
3. หัวหน้าทีมติดตาม ช่วยเหลือรายบุคคลในบางช่วงเวลา
– หัวหน้าทีมสามารถแบ่งเวลาในแต่ละช่วงเวลาของวัน zoom หรือ call line หาสมาชิกทีมบางคน เพื่อพูดคุยสอบถามการทำงานว่าติดขัด มีปัญหาอะไรไหม เป็นการพูดคุยสบายๆ โดยเน้นที่การรับฟังความรู้สึก รับฟังปัญหา และการให้กำลังใจ โดยในการพูดคุยแต่ละครั้ง/คน ไม่ควรเกิน 3-5 นาที และไม่คุยถี่จนเกินไป สลับคนไปเรื่อยๆ ไม่ทำให้ดูเหมือนเป็นกิจวัตรประจำวันที่ต้องโทรหาคนนี้เวลากี่โมง
4. อัพเดตข่าวหลังทานข้าวกลางวัน
– แจ้งสมาชิกทีมให้ทราบตรงกันว่า หากในวันนั้นมีสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปภายในบริษัท มีข่าวสารสำคัญที่เกิดขึ้น หัวหน้าทีมจะใช้ช่วงเวลาหลังกลับจากทานข้าวแล้ว สื่อสารพูดคุยกับทีมงาน เพื่อแจ้งข่าวสารสำคัญ อาจผ่าน Line Group ก็ได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องเปิดกล้องพูดคุยกัน เพียงแต่ให้ทุกคนรับทราบเข้าใจตรงกัน และมี feedback กลับมาว่าเข้าใจที่สื่อสารหรือไม่
5. ติดตามผลการทำงานก่อนเลิกงาน
– หัวหน้าทีมสามารถตกลงกับสมาชิกทีมได้ว่าขอเวลาประชุมผ่าน Zoom ทุกคน ในช่วง 15.00 – 16.00 หรือก่อนเลิกงานในแต่ละวัน เพื่อสอบถามความก้าวหน้าของงานที่แต่ละคนตั้งเป้าหมายไว้ ว่าเป็นไปตามที่ตั้งใจ ติดขัด ติดปัญหาอะไรหรือไม่ หากงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ หัวหน้าทีมและเพื่อนร่วมทีม ยังมีเวลาอีกประมาณ 1- 2 ชั่วโมงในการช่วยเหลือสนับสนุนการทำงานร่วมกันได้
6. อย่าสื่อสารเยอะจนขัดจังหวะการทำงาน
– หลายองค์กรแจ้งให้หัวหน้าทีมพยายามสื่อสารกับทีมงานบ่อยๆ จนทำให้หัวหน้าทีมบางคนวันๆแทบไม่ได้ทำงาน เอาแต่ไลน์ หรือ Zoom คุยกับทีมงานทั้งวัน นอกจากตนเองไม่ได้ทำงานแล้ว ยังเป็นการขัดจังหวะการทำงานของทีมอีกด้วย หัวหน้าทีมควรปล่อยช่วงเวลาทำงานในช่วงเช้า เช่น 9.00 – 12.00 น. เป็นช่วงที่ปล่อยให้ทีมงานใช้ความคิดสร้างสรรค์ สมาธิ ในการทำงานให้เต็มที่อย่าไปรบกวน ถ้าไม่มีเรื่องฉุกเฉิน เร่งด่วนและมีความสำคัญจริงๆ
